Kuulemme usein asiakkaiden kokemuksia laatujärjestelmien raskaudesta. Niiden ylläpito ja päivittäminen vaatisi miltei oman työntekijän. Luulen, että yksi raskaimmiksi koetuista rutiineista ovat vuosittaiset sisäiset auditoinnit. Ne vievät monien mielestä hurjan paljon aikaa eikä niistä oikein tunnu olevan konkreettista hyötyä. Ovatko ne oikeasti työläitä vai työlääksi tehtyjä?
Yksi keskeinen syy auditointien työläyteen on niiden suunnittelemattomuus. Ne ovat kyllä usein aikataulutettu kalenteriin, mutta itse auditoinnin sisältöä ei ole suunniteltu. Tämä johtaa auditointiin, jossa ei ole fokusta ja selkeää matkaa pisteestä A pisteeseen B. Ilman suunnitelmaa auditoinnissa puututaan epäolennaisiin asioihin tai vain dokumentaatioon. Tällainen auditointi on aikasyöppö. Tunne sen jälkeen on usein turhautunut tai helpottunut. Onneksi tämä on taas edessä vasta vuoden päästä!
Auditoinnin kohteen olisi hyvä olla riittävän laaja, jotta siitä saadaan muodostettua selkeä kokonaiskuva. Ottaisin mieluummin kohteeksi kokonaisen prosessin (esim. tuotantoprosessi) kuin vain jonkin prosessin osan (esim. kokoonpano). Suunnittelun tarkoituksena on muodostaa auditoijalle selkeä kuva auditoitavan kohteen tavoitteista ja vaatimustasosta. Tämä puretaan auki suunnitelmaksi, jonka mukaisesti audoija selvittää vaatimustason toteutumisen käytännössä. Vaatimustaso löytyy luonnollisesti laatujärjestelmästä. Suunnitelma kannattaa olla riittävän yksiselitteinen, jotta auditoinnissa ei tarvitse muistella, mitä kyseisestä vaiheesta pitikään tarkastaa. Suunnitelmaan voi kirjata ihan suoria kysymyksiä, maininta keneltä niitä kysellään sekä millaista näyttöä kunkin vaatimustason toteutumisesta halutaan. Toteamus ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee tässäkin. Jos suunnitteluun käyttää aikaa tarvittaessa parikin tuntia se tulee takaisin sujuvana auditointina, jossa on selkeä lanka. Tällainen auditointi on riittävän tiivis, etenee vaihe vaiheelta ja motivoi kehittämään toimintaa.
ISO9001 -standardi päivittyi syksyllä 2015. Standardi selkeytyi ja antaa vapaammat kädet sisällön toteutukselle. Toisaalta tämä lisää vaatimusta järjestelmän kytkeytymisestä entistä paremmin organisaation strategiaan ja toimintaan. Tämän myötä myös sisäinen auditointi pitäisi olla kiinteä osa yrityksen toiminnan kehittämisessä ja riskienhallinnassa. Perusta tälle tehdään auditointien suunnittelulla. Suunnittelemalla auditoinnit viet niiden toteutuksen aivan uudelle tasolle!
