Tietosuojaseloste toimeksiantoon osallisille

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Sunprofile Oy, y-tunnus 1991652-9
Tulliportinkatu 54, 80130 Joensuu
jyrki.koukkari@sunprofile.fi
jäljempänä ”konsulttitoimisto” tai ”me”

2. Rekisteri, joita tämä seloste koskee

Konsulttitoimiston asiakasrekisteri, joka sisältää seuraavat säännönmukaisesti asiakkaalta saatuihin tietoihin perustuvat henkilötietoryhmät:

• asiakkaan tunnistamis- ja yhteystiedot, laskutus- ja maksutiedot, y-tunnus sekä tarvittaessa henkilötunnus, asiakkaan yhteyshenkilö ja tämän yhteystiedot
• toimeksiannon tyyppi ja ajankohta, tiedot tehdyistä toimenpiteistä, toimeksiannon hoitoon liittyvät omat muistiinpanot sekä asiakirjat sekä laskutustiedot
• tiedot mahdollisista toimeksiantoon vaikuttavista tukipäätöksistä tai viranomaispäätöksistä,
• muu asiakkaan toimittama tai toimeksiannon yhteydessä kerätty asiakirjamateriaali ja yhteydenpidon kautta rekisterinpitäjän saamat tiedot (esimeriksi sähköpostikirjeenvaihto), sekä
• potentiaalisten asiakkaiden tiedot asiakashankintaa ja suoramarkkinointia varten.

Konsulttitoimiston työhakijarekisteri, joka sisältää seuraavat säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään saatuihin tietoihin perustuvat henkilötietoryhmät:

• henkilö-, koulutus- ja työkokemustiedot, ja
• työnhakua koskevat tiedot kuten haastattelutiedot.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• toimeksiantojen suunnittelu ja toteutus,
• yhteydenpidon järjestäminen asiakkaisiin ja muihin asiakkaan toimeksiantoon liittyviin henkilöihin sekä mahdollinen suoramarkkinoinnin toteuttaminen,
• toimenpiteiden kohdistaminen kuhunkin toimeksiantoon ja seurannan mahdollistaminen,
• oman markkinoinnin toteuttaminen, ja
• asiakkaiden rekrytointitoimeksiantojen hoitamiseen.

Käsittelyn oikeusperuste on asiakkaan osalta sopimuksen täytäntöönpano ja sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen asiakkaan pyynnöstä (GDPR 6(1) artiklan b alakohta). Käsittelyn oikeusperuste on muiden kuin asiakkaiden osalta asiakkaan oikeutetut edut (GDPR 6(1) artiklan f alakohta), jotka ovat asiakkaan tarve ja oikeus saada antamansa toimeksiannon hoidetuksi mahdollisimman hyvin.

4. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan vain niille tahoille ja siinä määrin kuin asiakkaan toimeksiannon asianmukainen hoitaminen sitä edellyttää. Massamuotoisesti tai laajamittaisesti asiakasrekisterin, asiakkaan tai muidenkaan tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä satunnaisesti kenellekään eikä mitään tarkoitusta varten, ellei laki sitä edellytä.

Olemme tehneet henkilötietojen käsittelyä sisältävästä toiminnasta sopimuksia eräiden palveluntarjoajien kanssa. Nämä palveluntarjoajat voivat käsitellä osin myös sinun henkilötietojasi meidän puolestamme. Olemme varmistaneet näissä tilanteissa sopimuksin ja ohjauksella henkilötietojesi suojan.

5. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille. Siirto on yksittäistapauksissa mahdollista silloin, kun toimeksiannon asianmukainen hoitaminen sitä edellyttää.

6. Henkilötietojen säilytys toimeksiannon päättymisen jälkeen

Säilytämme toimeksiantoon liittyviä tietoja niin kauan, kunnes toimeksianto päättyy. Toimeksiannon päätyttyä säilytämme toimeksiantoon liittyvää aineistoa siinä laajuudessa ja niin kauan kuin toimeksiannon luonteen vuoksi voidaan perustellusti olevan asiakkaan edun mukaista. Kuitenkaan työnhakijoita koskevia tietoja ei säilytetä kauempaa kuin viisi vuotta tietojen viimeisimmästä päivityksestä.

Tietojen säilytys toimeksiannon päättymisen jälkeen johtuu siitä, että toimeksiantomme liittyvät usein asiakasyrityksen toiminnan pitkäjänteiseen kehittämiseen ja aikaisempien toimeksiantojen yhteydessä kertyneiden tietojen hyödyntäminen asiakkaan myöhempien toimeksi­antojen toteuttamisessa on asiakkaan edun mukaista.

Lisäksi kirjanpitomateriaalia tulee säilyttää lain vaatiman ajan.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on lähtökohtaisesti oikeus pyytää meiltä pääsy Sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä.

Tarkastusoikeutta voivat kuitenkin rajoittaa hallussamme mahdollisesti olevien liikesalaisuuksien salassapitovelvollisuus.

Sinulla on oikeus halutessasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Lisätietoja: www.tietosuoja.fi