Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet hyödyntää digitalisaatiota tavalla, josta monessa yrityksessä vasta haaveillaan. Valikoimissa on yhtä lailla ohjelmistorobotiikkaa, Leania kuin jatkuvaa koulutustakin. Ei siis ihme, että Palkeet ylsi viime vuonna kaikkien aikojen tuottavuusennätykseen!
Yhtenäistämisen edut ja mahdollisuudet näkyvät. Näin Palkeet otsikoi viime vuoden tilinpäätöstiedotteensa, kun työn tuottavuus kasvoi 12 prosenttia ja kokonaistuottavuus peräti yli 18 prosenttia.
– Viime vuosi osoitti todeksi visiomme ”Vaikuttavampia yhdessä”. Tuottavuuden kehitys oli erinomaista kaikissa palveluissa, Palkeiden toimitusjohtaja Pirjo Pöyhiä iloitsee.
Tehokuuden taustalla on useita asioita: kasvaneet palvelumäärät, vuonna 2016 päättyneen valtionhallinnon yhteishanke Kieku-tietojärjestelmän ja -toimintamallin onnistunut käyttöönotto, tehtävien tehokas organisointi ja jatkuva osaamisen kehittäminen. Kehittämisintoa Palkeilla riittää jatkossakin.
– Kehitämme ja laajennamme aktiivisesti palveluvalikoimaanne. Laajenevia palvelujamme ovat matkustus- ja rekrytointipalvelut sekä hr-asiantuntijapalvelut. Kehitteillä on entistä kattavampia palveluja hankintoihin sekä tiedon hyödyntämiseen analytiikan avulla. Valtion hallinnossa on meneillään hankintojen digitalisointiin liittyvä laaja hanke, jonka toteutukseen liittyen neljä osaprojektia on Palkeiden vastuulla, Pöyhiä kertoo.
Miljoonia laskuja
Palkeissa työskentelee 630 työntekijää. Hallinnollinen pääpaikka on Joensuu, muut toimipisteet sijaitseva Hämeenlinnassa, Mikkelissä ja Porissa sekä kahdessa väliaikaisessa toimipisteessä Helsingissä ja Lappeenrannassa.
Palkeiden toiminta-ajatuksena on edistää julkishallinnon toimivuutta kustannustehokkailla ja laadukkailla digitaalisilla palveluilla.
– Haluamme olla asiakkaillemme luotettava ja asiantunteva kumppani. Toimimme verkostona yhdessä asiakkaiden ja muiden sidosryhmiemme kanssa. Asiakkaanamme on koko valtion hallinto eduskunta, Suomen pankki ja turvallisuusviranomaiset mukaan lukien. Lisäksi asiakkainamme on muutamia valtion täysin omistamia osakeyhtiöitä, Pöyhiä taustoittaa.
Viime vuonna Palkeet käsitteli noin 1,2 miljoonaan ostolaskua, 0,7 miljoonaa myyntilaskua ja 1,1 miljoonaa palkkalaskelmaa. Lisäksi Palkeet hoiti kirjanpidon ja tilinpäätöksen 64 kirjanpitoyksikölle ja 7 rahastolle.
Kehunsa ansainnut
– No mukavaltahan se tuntui, hymyilee Palkeiden osaamisen kehittämisen päällikkö Soile Röppänen, kun puheeksi tulee Pohjois-Karjalan kauppakamarilta saatu Vuoden 2017 kouluttajayhteisö -palkinto.
Palkinnon vuolaissa perusteluissa mainittiin muun muassa ohjelmistorobotiikan omaksuminen. Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen käynnistettiin Palkeissa syksyllä 2015 esiselvityksellä, jossa tutustuttiin ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksiin, työvälineiden sekä toimittajien markkinatilanteeseen.
– Haimme valtiovarainministeriön digirahoitusta ja käynnistimme hankinnan keväällä 2016. Päätimme heti alussa, että koulutamme omaa henkilöstöämme ohjelmistorobotiikan asiantuntijoiksi, Palkeiden robotiikkatiimin vetäjä, kehityspäällikkö Eija Mikkonen kertoo.
Kuluvan vuoden alussa Palkeisiin perustettiin tuotantoprosessien automatisointitiimi, jossa työskentelee 13 ohjelmistorobotiikkaan koulutettua henkilöä. Tiimin tehtävänä on tuottaa ja ylläpitää automatisointeja henkilöstö- ja taloushallinnon prosessien tueksi. Robotiikkaa laajennetaan myös asiakaspalvelun, hallinnon ja ICT:n prosesseihin.
– Lisäksi ryhdymme tarjoamaan ohjelmistorobotiikan palvelua Palkeiden asiakkaille. Ensimmäinen pilottiprojekti käynnistetään Valtiokonttorin kanssa keväällä 2018.
Leania raikkaalla otteella
Vuoden 2016 alussa Palkeet etsi kumppania Lean-toimintamallin ymmärtämiseen ja innostamiseen.
– Etsimme erityisesti kumppania, jonka työskentelyssä olisi jotakin uutta ja raikasta. Halusimme tuoda Leanin ymmärrettävästi osaksi arkea kaikkialla Palkeissa, joten pelkkä teoria ei meille riittänyt, Soile Röppänen taustoittaa todeten, että yhteistyö Sunprofilen kanssa lähti käyntiin joustavasti.
Tähän mennessä lähes 20 prosenttia Palkeiden henkilöstöstä on vieraillut polkuautotehtaalla, innostuen ja onnistuen. Palkeilla on käynnistetty myös sisäisiä miniprojekteja, joihin on osallistunut lähes koko henkilöstö. Miniprojektien vastuuhenkilöinä ovat toimineet polkuautotehtaan käyneet LEAN-osaajat.
– Lähtötavoitteemme oli, että kolmen vuoden aikana omaksumme Lean-toimintamallin mukaisen ajattelun. Olemme hyvässä vauhdissa – Sunprofile on ollut erinomainen kumppani matkalla tavoitteen toteuttamisessa.
