Syksy on yrityksissä usein monella tapaa aktiivista aikaa. Jotkut yritykset ottavat käyttöön uusia koneita ja laitteita, kun taas toisilla on alkamassa laaja tuotannonohjausjärjestelmän päivitys- ja käyttöönottoprojekti. Joillakin yrityksillä voi olla suunnitelmissa erilaisia kohdennettuja koulutuksia tietyille työntekijöille. Myyntihenkilöstöllä on mielessä jo syksyn messut, joihin valmistautuminen aloitetaan hyvissä ajoin. Kaiken kiireen keskellä harmaita hiuksia aiheuttavat myös sisäiset auditoinnit. Vuosittainen määräaikaisauditointi ulkopuolisen arvioijan toimesta häämöttää jo monilla edessä ja siihen mennessä sisäiset auditoinnit pitäisi taas kahlata läpi. Muistikuvat viime vuodelta ovat vielä kirkkaana mielessä. Kiireellä ne tehtiin silloinkin, mutta jotenkin niistä selvittiin.
Näin syksyn kynnyksellä herää kysymys, miksi niin moni on jälleen tässä samassa tilanteessa? Sisäiset auditoinnit pitäisi taas sovittaa kalenteriin johonkin rakoon. Eikö tähän ole mitään muuta ratkaisua?
Sisäiset auditoinnit ovat kehittämisen ja riskienhallinnan menetelmänä varmaankin yksi vaativimmista osa-alueista johtamisjärjestelmässä. Se johtuu auditoinnin luonteesta. Sisäinen auditointi voitaisiin kääntää yrityksen sisäiseksi kuntotarkastukseksi. Kuntotarkastusta tehtäessä joudutaan tutkimaan ja selvittämään asioita myös pinnan alta. Kaikki asiat eivät ole suoraan nähtävissä. Tämä vie hieman enemmän aikaa ja vaatii erilaista osaamista. Auditointien ei kuitenkaan tarvitse olla pakollinen vuosittainen rutiini, joka tehdään vain vaatimusten täyttämiseksi. Oikein tehtynä siitä voidaan saada paljon enemmän irti. Nostan esiin kolme keskeistä asiaa, joilla vaikutetaan auditointien sujuvuuteen ja tuloksellisuuteen.
Johtamisjärjestelmän rooli
Onnistuneiden auditointien taustalla on toimintaan kytkeytyvä johtamisjärjestelmä. Vanhanaikaiset laatukäsikirjat ylimalkaisine kuvauksineen eivät tue auditointeja. Ne ovat kuvauksia ja toiminnan esittelyjä organisaation ulkopuolelle. Niiden tarkkuus ei riitä.
”Eihän tämä ole meidän prosessi, mehän toimimme nykyisin jo ihan eri tavalla.”
Sisäisen auditoijan on päästävä hyvin helposti kiinni auditoitavan kohteen nykytilaan ja vaatimustasoon. Tämä tapahtuu suunnitteluvaiheessa, joka konkretisoituu auditointisuunnitelmaksi. Kuntotarkastusta on paljon helpompi lähteä suorittamaan, kun vaatimustaso on selvillä. Turhat pohdinnat ja epäselvyydet jäävät kokonaan pois. Työntekijätkin kokevat heidän kanssaan keskusteltavat asiat luontevina ja järkevinä. Päivitä johtamisjärjestelmä ensin vastaamaan nykyistä toimintaa ja kytke se tavoitteiden saavuttamiseen. Tämän jälkeen sisäisillä auditoinnilla on oikea rooli ja tehtävä.
Auditointien suunnittelu
Sisäisten auditointien sujuvuus perustuu ennalta laadittuun suunnitelmaan. Sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee myös auditointeihin. Suunnitteluvaiheessa tulisi keskittyä prosessin vaatimuksiin omien toimintaohjeiden kautta. Näistä syntyy lista ja keskustelurunko, jonka mukaan auditointi toteutetaan.
Sisäinen auditoija voi keskittyä vain oman toiminnan vaatimustenmukaisuuden arviointiin, kun prosessit on jo suunniteltu täyttämään asiakkaiden ja mahdollisten kriteeristöjen vaatimukset. Standardien vaatimusten vertailu ja tulkinta on tässä kohtaa turhaa ja vaikeuttaa vain auditointia. Ne kannattaa jättää ulkopuolisten arvioijien tulkittavaksi. Näin auditointi kohdistuu päivittäiseen tekemiseen ja tuttua kaikille keskusteluihin osallistuville.
Huolellisesti laadittuja suunnitelmia voidaan hyödyntää seuraavanakin vuonna. On kuitenkin huomioiva, että prosessin vaatimustaso voi muuttua vuoden aikana. Tästä syystä aiemmin laadittu suunnitelma tulisi käydä läpi ja tarkastaa vastaako se kaikilta osin nykyisiä vaatimuksia.
Työntekijät auditoijina
Työntekijöiden mukaan ottamista kehittämiseen kannustetaan nykyään kaikkialla. Se on ainakin puheissa jo tätä päivää. Miksi tämä ei ole toteutunut sisäisten auditointien kohdalla? Sisäiset auditoinnit toteutetaan edelleen usein tiettyjen tai jopa vain yhden avainhenkilön toimesta. Myös ulkopuolista konsulttia tai asiantuntijaa saatetaan käyttää resurssina pätevöityneenä auditoijana. Henkilöstön kouluttaminen auditoijiksi tuottaa monenlaisia hyötyjä, joita ei kannata jättää käyttämättä.
- johtamisjärjestelmä tulee lähemmäksi henkilöstöä ja arkea, kun he pääsevät itse arvioimaan yhdessä sovittujen pelisääntöjen toteutumista
- opitaan sisäisen asiakkuuden ja sisäisen toimittajan periaate
- henkilöstön sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin ja toimintatapoihin paranee
- keskustelukulttuuri kehittyy työntekijöiden kesken
- saadaan tuoretta näkökulmaa auditointeihin
- auditoijia voidaan kierrättää vuosittain
- auditointi ei rasita yhtä ja samaa työntekijää vuosittain
- auditointi aktivoi laajemmin henkilöstöä kehittämään toimintaa
Sisäisiin auditointeihin täytyy saada merkitystä ja vaikuttavuutta. Muuten se koetaan nopeasti turhana ja aikaa vievänä pakollisena rutiinina. Kaikki turha tai ylimääräinen työ vaikuttaa kiireen tunteeseen. Oikein toteutettuna ja koko toiminnan johtamiseen kytkeytyvänä toimintona se on edelleen erinomainen kehittämisen työkalu standardeista riippumatta. ISO 9001 standardi päivittyi syksyllä 2015. Päivitys nosti johtamisjärjestelmän taas porrasta lähemmäksi organisaation toiminnan johtamista. Onko teidän organisaation sisäiset auditoinnit tällä samalla tasolla?
