Yritys Oy:n tuotevalikoimaan kuuluu neljä tuoteperhettä, jotka pitävät sisällään 20 erilaista mallia. Valmistusprosessi muodostuu osavalmistuksesta ja kokoonpanosta. Osavalmistuksessa yksitäiset osat kulkevat eripituisia reittejä pitkin. Joitakin osia valmistetaan varastoon, kun taas toisia osia toimitetaan suoraan kokoonpanon käytettäväksi. Tietyt osat pintakäsitellään alihankkijan toimesta. Osavalmistuksen työt kuormitetaan myynnin ennusteiden ja toteuman pohjalta. Kuormitusjärjestystä joudutaan toisinaan muuttamaan mm. raaka-aineiden toimitusviiveistä johtuen.
Kokoonpanossa on viisi itsenäistä solua, jossa tuote valmistuu oman aikataulunsa mukaisesti. Kokoonpanosolut valitsevat työjonosta seuraavana vuorossa olevan tuotteen työn alle. Töiden sujuvuus vaihtelee päivittäin. Osapuutteet sekä osien laatuvirheet ovat osa kokoonpanon arkea. Tällöin tuote siirretään sivuun ja aloitetaan listalta seuraava työ. Kesken jäänyt työ jatketaan myöhemmin loppuun, kun tarvittavat osat ovat saatavilla. Toisinaan myös kokoonpanovirheet vaikuttavat työn sujuvuuteen.
Lean – ajattelutavasta konkretiaan
Lean tarjoaa paljon keskusteltavaa monilla eri tasoilla. Voimme puhua mm. filosofiasta, ajattelutavasta, strategiasta, johtamisesta, asiakkaalle tuotettavasta arvosta, virtauksesta, hukasta ja jatkuvasta parantamisesta. Toisinaan lean pelkistetään ihan vain maalaisjärjen käytöksi. Lean-ajattelu tuntuu juuri siltä, mitä toimintaan kaivattaisiin: sujuvat prosessit, vähemmän ongelmia, lyhemmät toimitusajat, korkeampi toimitusvarmuus, parempi laatu ja kannattavampi tekeminen.
”Ilman suuntaa parannusideat pyörivät helposti vain nykytilan ympärillä.”
Moni lean-hanke kärsii konkretian puutteesta. Konkreettisen suunnan merkitys korostuu lean-parannuksissa. Sanonta ”kaikki vaikuttavat kaikkeen” pätee organisaatioiden toiminnassa. Leanissä on kyse kokonaisuuden parantamisesta. Ilman suuntaa parannusideat pyörivät helposti vain nykytilan ympärillä, eivätkä muuta kokonaisuutta.
Alussa oli kuvitteellinen, mutta tavanomainen esimerkki valmistavasta teollisuudesta. Seuraavassa on esimerkki kokonaisuuden hahmottamisesta ja suunnan määrittämisestä konkreettisella toiminnan tasolla. Entä, jos yrityksen tuotanto toimisikin seuraavalla tavalla?
Yritys Oy:n päämäärä ja suunta parantamiselle
Tuote kokoonpannaan yhdellä linjalla viiden työvaiheen kautta. Työn ositus viiteen vaiheeseen perustuu tuotteen rakenteeseen, käytettävissä olevien resursseihin tasaiseen kuormittamiseen sekä liiketoiminnan tavoitteisiin (kysynnän tahti). Jokaiselle työvaiheelle on määritetty neljän tunnin aikaikkuna, jossa työvaiheeseen sovitut tehtävät ehditään tehdä huolellisesti valmiiksi. Kukin työvaihe päättyy laadunvarmistukseen tarkastuslistan mukaisesti. Tuotteiden siirrot työvaiheiden välillä tapahtuvat samanaikaisesti aikaikkunan umpeuduttua. Tilauskannan suuruus tai sesonkiajat eivät vaikuta kokoonpanon työskentelynopeuteen.
Kokoonpanon valmistusjärjestys on jäädytetty viikoksi kerrallaan ja se lukitaan aina edeltävän viikon torstaina. Valmistusjärjestyksestä selviää kunkin tuotteen aloituspäivä ja kellonaika seuraavalta viikolta. Myynti voi myydä ja sopia uusien tilausten toimitusajat tämän lukitun viikon ulkopuolelle.
Osavalmistuksen töiden kuormitus ei perustu myynnin ennusteisiin eikä resurssien hyödyntämiseen, vaan osien todelliseen tarpeeseen. Jokaiselle osalle on määritetty maksimi- ja minimisaldo. Saldot perustuvat kokoonpanon osien maksimikulutukseen ja osavalmistuksen osien valmistamiseen kuluvan ajan perusteella. Varastopaikalla oleva kortti kertoo minimirajan saavuttamisesta, tarvittavasta toimituserän koosta sekä toimitusajasta. Tieto siirretään osavalmistuksen työn kuormitukseen.
Lean-ajattelu päämäärän taustalla
Monet leanin periaatteet ovat luonteeltaan toimintaa rajoittavia ja ne vain nostavat ongelmat esiin ratkottaviksi. Leaniä onkin lopulta vaikea sisäistää ilman ymmärrystä systeemiajattelusta ja toiminnan stabiilisuudesta. On varauduttava käärimään hihat, sillä ratkottavia asioita tulee eteen päivittäin. On oltava valmis jatkuvaan parantamiseen.
Tavoitellussa toimintamallissa yhdistyy ymmärrys toiminnan nykytilasta ja lean-periaatteista käytännössä.
- Tuotannon jäädytys viikoksi voi tuntua myyntiä rajoittavalta päätökseltä, mutta käytännössä harvoin uusia kauppoja tarvitsee vahvistaa näin lähelle nykyhetkeä. Tämä kuitenkin rauhoittaa tekemisen tuotannossa.
- Valmistusjärjestys ja suunnitellut alkamisajankohdat luovat kokoonpanoon selkeän rytmin ja tavoitteellisuuden.
- Virtaava kokoonpanolinja rajoittaa töistä toiseen vaihtamista ongelmatilanteissa, mutta samalla se nostaa ongelmat esiin ratkottaviksi juurisyitä myöten.
- Kokoonpanon neljän tunnin standardoitu aikaikkuna rajoittaa työn siirtoa seuraavaan vaiheeseen. Tällä luodaan kokoonpanoon kiireetön työtahti ja tavoitteellisuus linjassa tuotannon jäädytyksen kanssa.
- Standardoidun kokoonpanon myötä osa-valmistukselle, ostokomponenteille sekä alihankinnalle syntyy tasainen ja ennustettava kysyntä, jonka perusteella osataan valmistaa oikeita osia ja tehdä oikeita ostotilauksia oikeaan aikaan.
- Osavalmistuksen töiden kuormitus kokoonpanon kulutuksen mukaan rajoittaa mahdollisen ylimääräisen kapasiteetin käyttöä. Tällä estetään osavaraston tarpeeton kasvaminen ja mahdollistetaan joustot esim. ongelmatilanteissa. Lisäksi kuormitukseen ja ostoihin liittyvä ennusteiden tulkinta ja töiden ajoittaminen jää kokonaan pois.
Lean on siirtymistä nykytilasta kohti päämäärää
Lean-ajattelu kehittyi kauan sitten liiketoiminnan tavoitteista. Oli ymmärrettävä asiakkaiden muuttuvat tarpeet ja omien resurssien rajallisuus. Niistä muodostui selkeä päämäärä, joka antoi suunnan kehittämiselle. Päämäärä synnytti periaatteita ja menetelmiä, jotka auttoivat aina askeleen eteenpäin.
”Tavoitetila on suunta ja polttoaine jatkuvalle parantamiselle.”
Lean ei ole koskaan ollut päätepiste tietynlaiselle toiminnalle. Se on siirtymistä päämäärä tunnistaen nykytilasta kohti seuraavaa tavoitetilaa. Lean konkretisoituu aidosti vasta tavoitetiloissa. Tavoitetiloja olisi pystyttävä sanoittamaan tai kuvittamaan. Niiden luominen pakottaa ymmärtämään toiminnan nykytilaa entistä syvällisemmin ja konkretisoimaan tavoitellun lean-toiminnan. Koska parantamiseen käytettävät resurssit ovat aina rajalliset, tavoitetilan avulla ongelmien ratkaisuja, kokeiluja ja jatkuvaa oppimista voidaan ohjata oikeaan suuntaan. Tavoitetila on myös tärkeä polttoaine jatkuvalle parantamiselle.
Päämäärään on mahdoton loikata yhdellä hypyllä. Matkan varrella on monta asiaa, jotka on tiimien kanssa opittava. Mikä olisi mielestäsi sopivan kokoinen ensimmäinen askel Yritys Oy:lle matkalla kohti päämäärää?
