Lean-johtamisjärjestelmä

Jostain syystä johtamisjärjestelmien ympärille on kuitenkin jäänyt turhan tekemisen mentaliteetti. Johtamisjärjestelmän nimissä on ehkä helpompi hyväksyä turhaltakin tuntuvat asiat, koska niitä vaaditaan esimerkiksi sertifikaatin ylläpitämiseksi.

Byrokraattisenakin pidetty johtamisjärjestelmä voi kuitenkin toimia samalla tapaa lean-periaatteiden mukaisesti. Mutta mikä tekee johtamisjärjestelmästä lean-johtamisjärjestelmän?

Lean on pohjimmiltaan johtamista

Lean-ajattelun ydin on virtauksessa. Tavoitteena on parantaa asiakkaan kokemaa arvoa kehittämällä asiakkaan tilauksen virtausta läpi organisaation. Tähän vaikutetaan tilanteesta riippuen monin eri keinoin, muun muassa tilausten ja töiden oikeanlaisella ohjauksella (imuperiaate), turhaa työtä poistamalla, töiden vakioinnilla ja laatua parantamalla (kerralla oikein –periaate).

Virtauksen kehittäminen on organisaation yhteinen tehtävä, jossa jokaisella on oma roolinsa. Tämä vaatii organisaationa nykytilanteen ymmärtämistä, tavoitteiden kirkastamista ja konkretisointia, lean-osaamisen kasvattamista sekä asioiden eteenpäin viemistä yhdessä askel kerrallaan. Lean näyttäytyy johtamisessa mm. seuraavien asioiden kautta:

• vision ja strategian muutokset lean-tavoitteiden myötä
• kommunikointi ja kuuntelu
• henkilöstön lean-koulutusten suunnittelu
• kehitysprojektien suunnittelu ja resursointi
• kehitysprojektien johtaminen arjessa
• päivittäisjohtamisen käyttöönotto ja ”harjoittelu”
• kehitysprojektien ja tulosten seuranta päivittäisjohtamisen tasolla ja johtoryhmässä

Usein huomio kiinnittyy uusien sovittujen menettelyiden ja toiminta-tapojen testaamiseen ja käyttöönottoon. Kaiken taustalla on kuitenkin organisaation kehittymisen johtaminen muun arkisen aherruksen rinnalla.

Lean-johtamisjärjestelmän tunnusmerkkejä

Lean toteutetaan siis johtamalla, ja johtamista helpotetaan johtamisjärjestelmällä. Alla on listattuna havaintoja, jotka ilmentävät kuilua lean-ajattelun ja johtamisjärjestelmän välillä. Ne kertovat siitä, kuinka johtamisjärjestelmiä ei ole hyödynnetty osana virtauksen kehittämistä.

1. Johtamisjärjestelmää ylläpidetään auditoijaa ja sertifiointia varten.

• Lean- johtamisjärjestelmää ylläpidetään ja kehitetään sertifioinneista ja niiden aikatauluista riippumatta.
• Johtamisjärjestelmä tavoitteineen ja toimintaohjeineen on keskeinen työkalu organisaation johtamisessa. Se luo punaisen langan tavoitteiden, arjen toiminnan, tavoitteiden seurannan ja tarvittavien uusien toimenpiteiden välille.
• Mahdollisten kriteeristöjen vaatimukset (esim. ISO 9001) on sisäänrakennettu saumattomasti osaksi organisaation yhteisiä toimintatapoja.
• Johtamisjärjestelmä ja arjen toiminta on aina valmiina ulkopuolisen arviointia varten ilman erityisiä toimenpiteitä.

2. Johtamisjärjestelmän olemassaolo ei juuri näy henkilöstölle.

• Lean-johtamisjärjestelmä on tehty läpinäkyväksi koko henkilöstölle. Johtamisjärjestelmä tavoitteista ohjeisiin on henkilöstön hyödynnettävissä.
• Järjestelmän ylläpito ei ole vain yhden vastuuhenkilön varassa, vaan eri työntekijöillä on oma roolinsa sen kehittämisessä.
• Ohjeiden kelpuutusmenettelyllä (tarkastus ja hyväksyntä) on varmistettu, että ohjeiden uusia työversioita voi tehdä tarpeen mukaan kuka tahansa.
• Osa henkilöstöstä on koulutettu sisäisiksi auditoijiksi, jolloin auditoinnin vastuuta voidaan vuosittain jakaa.
• Parannuskohteiden havainnointiin osallistuvat koko henkilöstö. Niiden käsittely tehdään näkyväksi visuaalisuutta hyödyntäen.

3. Virtauksen kehittäminen ei näy organisaation strategiassa ja mittareissa.

• Lean-johtamisjärjestelmässä virtauksen kehittämisen painopisteet ovat viety vision ja strategian tasolle.
• Virtauksen parantamista seurataan mittareilla, jotka oikeasti kertovat juuri virtauksesta.
• Tavoitteet ja strategiset painopistealueet käydään läpi vuosittain henkilöstön kanssa.

4. Sisäiset auditoinnit ovat vuotuinen rutiinitoimenpide, josta ei saada konkreettista hyötyä.

• Lean-johtamisjärjestelmässä sisäisten auditointien hyöty on varmistettu auditoijien osaamisella.
• Sisäiset auditoinnit toteutetaan ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti, jolloin varmistetaan auditoinnin jouheva eteneminen.
• Parannuskohteet käydään läpi yhdessä henkilöstön kanssa. Asetetut korjaavat toimenpiteet tehdään näkyväksi visualisoinnin avulla.

5. Poikkeamia kirjataan ylös joka ikisestä asiasta, koska niin kuuluu tehdä.

• Lean-johtamisjärjestelmässä parannuskohteet skaalautuvat eri tasoille, jolloin niiden käsittely saa tarkoituksenmukaiset mittasuhteet ja vaikuttavuuden.
• Organisaatio on määrittänyt, mitkä asiat voidaan käsitellä kevyemmin esim. valkotaululla, ja mitkä asiat vaativat syvällisemmän tutkinnan ja analyysin poikkeamaraportin avulla (asiakasreklamaatiot).
• Poikkeamaraportti ohjaa merkittävän havainnon juurisyyn analysointiin ja tarvittavien toimenpiteiden asettamiseen ja seurantaan.

6. Ohjeita ja toiminnan kuvauksia on paljon, mutta vain murto-osa niistä koetaan tarpeellisiksi.

• Lean-johtamisjärjestelmässä ei ole mitään turhaa, ei myöskään turhia kuvauksia tai toiminta-ohjeita.
• Toimintaohjeet on tehty niistä prosesseista ja prosessin vaiheista, joilla on merkitystä virtauksen hallitsemiseksi.
• Toimintaohjeisiin kiteytyy yhdessä sovitut käytännöt, jotka varmistavat turvallisen, laadukkaan ja sujuvan työskentelyn.

7. Johdon katselmus on tunteja vievä vuosittainen rutiini, joka ei selkeytä kokonaiskuvaa, eikä siinä synny uusia päätöksiä.

• Lean-johtamisjärjestelmässä johdon katselmus on keskeinen osa organisaation johtamista ja päätöksentekoa.
• Katselmus voidaan pitää yhden tai useamman kerran vuodessa, mutta käsiteltävät asiat on määritetty aina etukäteen.
• Katselmukseen osallistuvat ne henkilöt, joiden tehtävänä on viedä kyseisiä asioita eteenpäin.
• Osallistujat ovat valmistautuneet katselmukseen samalla tavalla kuin mihin tahansa muuhun palaveriin, jolloin asialistalla olevista asioista on tehty tarvittavat yhteenvedot. Tällöin ne voidaan helposti esittää muille osallistujille.
• Katselmuksen muistiosta ei tehdä laajaa monen sivun selostusta liitteineen, vaan painopiste on käsiteltävän asian tilassa ja asetetuissa toimenpiteissä.

Johtamisjärjestelmä on kiila lean-kehityksen takana. Sen avulla organisaatiota viedään kohti tavoitteita. Järjestelmän tehtävänä on myös pitää jo saavutettu taso tuottamalla tietoa asioista, jotka kertovat pyörän liikkumisesta väärään suuntaan. Näin tarvittava tieto saadaan nopeasti organisaation päätöksentekoon. Lean-organisaatio tarvitsee siis kehittämisen tueksi johtamisjärjestelmän. Kun tarve ja toteutustapa kohtaavat, voidaan puhua lean-johtamisjärjestelmästä.