Poukkoilu loppui, tuottavuus tuplaantui ja jäi enemmän aikaa ajatteluun ja kehittämiseen. Niin Lean ja projektien nostaminen valkotaululle muutti joensuulaisen mainostoimisto Fabrikin arkea.
Mainostoimisto Fabrikissa päivät ovat kymmenien isojen projektien jatkumoa, rullaavia kampanjoita ja lyhyiden päivittäisten projektien virtaa. Työntekijöitä on lähes 30, myyntikatetta parin miljoonan verran ja toimialuetta Joensuusta Helsinkiin. Vaan niin oli myös hukka eri olomuodoissaan hiipinyt mainostoimiston hyyryläiseksi. Töiden läpivirtauksessa oli ongelmia, ja aikataulutkin tuppasivat sakkaamaan. Jotain piti tehdä.
– Tavoittelimme itseohjautuvuutta, mutta kokonaisuutta ei saatu toimimaan. Jouduimme ottamaan puoli askelta taaksepäin, Fabrik Oy:n toimitusjohtaja Perttu Kouvalainen taustoittaa.
Paluuta ei ollut myöskään toimintatapaan, jossa yksi komentaa ja vastuu on ulkoistettu jollekin esimiehelle. Tarvittiin eteenpäin kantavaa yrityskulttuurin muutosta. Muutos oli arkea selkeyttävä ja konkretisoiva Lean. Fabrik luopui johtoryhmäorganisaatiosta ja erillisestä digiosastosta. Muodostettiin kaksi asiantuntijatiimiä, joihin digi kuuluu kiinteänä osana. Erillisen konseptitiimin vastuulla on konseptisuunnittelu ja brändi-identiteettien rakentaminen.
Vauhtia polkuautotehtaasta
Vuoden 2018 syksyllä fabriklaiset viettivät kaksi päivää Sunprofilen Lean-tehdasvalmennuksessa. Rakennettiin polkuautoja, vaikka osa porukasta piti ennakkoon moista jopa lapsellisena.
– Epäilyt johtuivat varmaan siitä, että konkreettisten autojen kokoaminen tuntui olevan kovin etäällä mainostoimiston luovasta arjesta. Vaan toisinhan sitten kävi – oivallukset polkuautolinjalla osoittautuivat aivan huikeiksi, Fabrikin tuottaja Elina Riikonen hehkuttaa.
”Se oli yhtä poukkoilua ja juoksemista”
Riikonen muistelee hämmästellen videota, joka kuvattiin ryhmän ensimmäisestä sessiosta linjalla.
– Se oli yhtä poukkoilua ja juoksemista. Jollekin tuli juostessa hikikin. Puhutteleva oli nähdä myös se hetki, kun yksi autoista oli koottu väärin ja tuli reklamaatio. Hetkessä koko porukka näytti olevan paniikissa. Olipa hyvä herätyspointti!
Valkotaulun äärellä
Fabrikissa yrityskulttuurin onnistunut muutos konkretisoituu valkotauluun. Kaksi kertaa viikossa meneillään olevat työt ja niiden tilanne kirjataan valkotaululle. Noin puolen tunnin yhteisen palaverin aikana kokonaisuutta tarkastellaan yhdessä ja ”raadollisen rehellisesti”, muotoilee Riikonen.
– Kaikki näkevät kokonaisuuden – mitkä työt ovat käsillä, miten ne ovat edenneet, missä aikataulujen kanssa uhataan mennä punaiselle. Läpinäkyvyys on vahvistanut vastuunottoa. Tilanteen tarkastelu valkotaulun äärellä on johtanut myös siihen, että ihmiset eivät jää yksin jonkun pulmansa kanssa. Apua ja ratkaisuja tilanteisiin löydetään ajoissa.Olennaista valkotaulun hyödyntämisessä on Elina Riikosen mukaan se, että asiat pidetään riittävän yksinkertaisina.
– On huolehdittava, ettemme lähde ylikehittämään hommaa, tekemään tästä liian raskasta visuaalista spektaakkelia. Ei systeemiä systeemin vuoksi, vaan jatkuvan parantamisen ajatuksella.
Kiitosta asiakkailta
Mainostoimistotyö on luovaa työtä. Lopputuote asiakkaalle ei ole millintarkasti koottu polkuauto, vaan tavoitteellinen luovan työn tuotos. Laadun pitää olla kohdillaan – ei ali eikä myöskään yli. AD hiomassa loputtomasti viimeistä viivaa tai yhä vain parempaa sanajärjestystä jahtaava copy voivat huomaamattaan jumittua ylilaadun tavoitteluun. Onnistuminen edellyttää hyvää kommunikaatiota myös asiakkaiden kanssa.
– Ensimmäinen kriittinen kohta on brief – olemmeko varmasti ymmärtäneet, mitä asiakas haluaa? Konseptivaiheessa harvoin ongelmia tulee, mutta erityisesti konseptin jalkauttamisessa meidän on pidettävä asiakasta kädestä kiinni, luottavaisena etenemään kanssamme, Perttu Kouvalainen muotoilee.
Fabrikissa Lean-toimintatavasta on kerrottu myös asiakkaille. Asiakkaat ovat kiitelleet, eivät laisinkaan ihmetelleet.
– Asiakkaalle annetaan aikaa kommentoida töitä. Luonnollisesti tulee tilanteita, joissa tavoiteaikataulu ei pidä, kun asiakas on vaikka myyntimatkalla tai kotona sairaana. Meidän tehtävämme on kuunnella asiakasta ja ymmärtää tilanteita. Selvää kuitenkin, että asiakaskommunikaatiota kehittämällä pääsemme yhä paremmin eteenpäin.
