Taloushallintoalan muutos tulee lähivuosina olemaan valtava, tietää Dextili Oy:n toimitusjohtaja Miia Pasanen. Kun digitalisaatio ja automaatio muuttavat alan ansaintalogiikkaa, hukka on minimoitava. Taloushallinnon asiantuntijayritys Dextilissä Lean on kasvun kivijalka.
Kun Miia Pasanen vuonna 1997 perusti Dextilin, hän arveli itsensä työllistämisen riittävän. Toisin kävi. Reilussa 20 vuodessa kiinteistö- ja rakennusalan asiakkaisiin erikoistunut yritys kasvoi lähes 50 työntekijän, liki sadan asiakkaan ja neljän toimipisteen firmaksi. Eikä kasvulle näy loppua – päinvastoin jatkuvasta kehittämisestä on tullut yhtiön vahva asiakaslupaus, brändi.
Taloushallintoliiton kesäpäivillä kesäkuussa 2018 tehtiin digikysely. Monisatapäisestä osallistujajoukosta vain noin 20 prosenttia kertoi käsittelevänsä suurimman osan aineistoista sähköisesti. Kesäpäivillä mukana ollut Pasanen hämmästyi verkkaista menoa. Hänen mukaansa digitalisaatio tuo niin paljon automaatiota työn tekemiseen, että prosessien vahvistuessa perustehtävien hintataso lähtee pikkuhiljaa laskemaan. Dextilissä muutokseen on jo reagoitu.
– Olemme tähän saakka laadun ja erikoistumisen kautta pystyneet perustelemaan palvelujemme hinnan asiakkaille. Digitalisaatio muuttaa alaa. Meidän on parannettava tuottavuutta; järjestelmien pitää toimia ilman käsityötä ja hukkaa, toimialansa trendejä tarkkaan seuraava toimitusjohtaja sanoo.
– Nyt on viimeistään aika havahtua, vaikka paperin pyörittäminen vielä hetken kannattaisi. Viiden vuoden sisällä tilanne on aivan toinen.
Loistava oivallus!
Miia Pasanen on kehittäjä, joka skannaa kaiken aikaa ympäristön muutosajureita. Muitta mutkitta hän toteaa senkin, ettei ole vahva henkilöjohtaja. Nämä johtajan ominaisuudet Pasanen on onnistunut yhdistämään Leanin opein. Hän kokee saaneensa Lean-filosofiasta taitoa ohjata ihmisiä oikeaan suuntaan.
– Ei pidä juosta kovempaa, vaan kävellä lyhyempi matka – tästä Leanissa on kyse ja se on loistava oivallus! Leanin kautta minulle syntyi ajatus, että kunpa saisin jokaisen oivaltamaan tämän. Tästä käynnistyi yhteistyö Sunprofile Oy:n kanssa.
Dextilin henkilöstöstä valtaosa on käynyt Sunprofilen Lean-valmennuksen. Miia Pasasen mukaan valmennuspäivät ja konkreettinen yhdessä tekeminen yhdisti porukan.
– Kiire on nykyajan mantra, joka jättää varjoonsa sen, ettemme alun alkaenkaan osaa tarttua oikeisiin asioihin. Kiire sotkee ajattelun ja keskittymisen. Tämä kaikki lamaannuttaa ihmisiä. Lean-valmennuksessa lamppu syttyi kirkkaasti – pystymme saamaan asiat haltuun, miettimään rauhallisesti ja pääsemään paljon parempaan lopputulokseen.
Lean-arkea
Dextilin toimipisteet sijaitsevat Pihtiputaalla, Pyhäjärvellä, Saarijärvellä ja Jyväskylässä. Yritys palvelee valtakunnallisesti, asiakaskeskittymä on pääkaupunkiseudulla.
Dextilin kehityspäälliköksi on äskettäin nimitetty Kati Arkilahti, joka uutena tulokkaana kävi ensitöikseen läpi Lean-valmennuksen. Arkilahti vetää jatkossa myös Lean-projektiryhmää.
– Toimimme tiimimallilla – asiakasvastuu, myyntireskontra, kirjanpito ja palkanlaskenta ovat neljä palveluyksikköämme. Palveluyksiköt ovat edustettuina Lean-projektiryhmässä, kokoontumisia on kutakuinkin kerran kuukaudessa. Leanin avulla olemme standardoineet tiettyjä työvaiheita ja tehneet perusprosessien mittauksia. Poikkeamiin reagoidaan.
”Ei pidä juosta kovempaa, vaan kävellä lyhyempi matka – tästä Leanissa on kyse ja se on loistava oivallus!”
Dextilin jokainen tiimi on mukana kehittämisessä. Tulostakin syntyy, yksi ilonaihe on tilinpäätösrumban hallinta.
– Tilinpäätöksiä tehdään vuosittain noin 600 kappaletta. Yhdellä kirjanpitäjällä on noin 60 taloyhtiöasiakasta. Tilinpäätösten pitää valmistua tammi-maaliskuun aikana, joten valmista pitää tulla tilinpäätös per päivä. Ellei tähän ole valmistauduttu, etukäteistyöt tehty ja dokumentit kunnossa, aikataulu menee nopeasti sekaisin. Tätä prosessia olemme onnistuneet olennaisesti parantamaan.
Asiakasyhteistyötä
Kehittämisintoa Dextilistä ei puutu, ei myöskään kehitettävää. Yrityksen taloushallintojärjestelmä tullaan uudistamaan, jäykän yhden järjestelmän sijasta rakennetaan modulaarista kokonaisuutta. Pasasen mukaan peruspalveluiden sijasta asiantuntijapalvelujen merkitys tulee lähivuosina korostumaan, siksi järjestelmän pitää olla notkea ja asiakastarpeet huomioiva.
Tärkeä kehittämisalue on myös asiakkaan vastaanottoprosessi.
– Kun asiakas vaihtaa taloushallinnon kumppania, se tarkoittaa, että jotakin on mennyt pieleen, asioita ei ole hoidettu kunnolla. Jos asiat ovat kovin sekaisin, menee helpostikin vuosi ennen kuin paketti saadaan kuntoon. Muutosta tarvitaan, kun toimintoja halutaan parantaa. Muutos sujuu paremmin, kun saamme asiakkaan vahvasti mukaan prosessiin ja uuteen toimintatapaan. Tarvitaan yhteistyötä ja kommunikaatiota, jotta hukan määrä vastaanottoprosessissa saadaan minimoitua.
